Tout savoir du registre unique du personnel

Posté le 10/12/2020

Tout employeur non-particulier doit tenir un registre unique du personnel. Nous vous expliquons, en quoi il est nécessaire d’en faire un, et que faut-il remplir dedans. Il existe plusieurs types de registres à remplir : nous allons aborder le registre unique du personnel seulement.

Pourquoi tenir un registre unique du personnel ?

Lorsqu’un salarié arrive dans une entreprise, il est nécessaire qu’il soit inscrit dans un registre. Pourquoi ? Car le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans une entreprise. Brièvement, il doit comporter différentes mentions : l’identification du salarié, les dates d’embauche (et de départ) mais aussi les types de contrats.

La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l’établissement. Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel.

Le registre ne requiert aucune forme spécifique, il peut être tenu sur un support numérique.

De quelles mentions est composé le registre unique du personnel ?

Tout d’abord, le registre se remplit en fonction de l’ordre chronologique. Il est nécessaire de remplir différentes parties :

  • L’identification du salarié : noms, prénoms, date de naissance, sexe et nationalité.
  • Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise.
  • Type de contrat : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, intérim, etc.

Pour les personnes étrangères, vous devez renseigner le type et le numéro d’ordre du titre valant l’autorisation de travail.

Pour les stagiaires, vous devez renseigner noms et prénoms, dates de début et de fin du stage, noms et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire.

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, les dates d'entrée et de sortie correspondantes.

Que risque-t-on en cas de non tenue du registre ?

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Si le registre est absent ou si des mentions sont erronées ou incomplètes, une sanction s’applique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés (c'est-à-dire non mentionnés dans le registre unique du personnel).

Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

La fiche métier du responsable administratif

Posté le 18/11/2020

En tant que responsable administratif, vous serez amené à gérer, coordonner et superviser les services administratifs. Vous aurez également en charge les services généraux d’une entreprise en général.

Vous serez donc l’acteur central qui facilite et assure la liaison entre les différents services.

Vous êtes alors considéré comme un expert du service administratif.

Acta Premium et ses prestations

L’équipe d’Acta Premium vous propose ces prestations, avec expertise :

  • assistance administrative : élaboration de toute démarche vis-à-vis des tiers, élaboration de documents administratifs, rangement, classement, archivage, etc.
  • assistance comptable : établissement des devis et factures, suivi des règlements et relance des impayés, établissement des bordeaux de TVA, gestion des notes de frais, préparation de l’ensemble des éléments comptables,…
  • assistance RH : lancement et traitement des candidatures, préparation des éléments de salaires,…
  • assistance commerciale : aide à la recherche d’informations, aide à la conception de dossiers administratifs de réponses aux appels d’offres, etc. 

Les missions d'un responsable administratif

En tant que responsable administrative, vous aurez différentes missions de secrétariat classique à accomplir : 

  • traitement des mails : il est conseillé de s’accorder différents créneaux au sein de la journée pour traiter vos mails. Par exemple, au début de la journée, avant votre pause midi, à votre retour de pause midi et à la fin de la journée. Cela évitera de vous sentir submergé.
  • traitement du courrier : prévoyez, comme pour vos mails, des créneaux dédiés. Vous pouvez également catégoriser vos courriers comme « à classer », « à traiter urgent » et « à traiter non urgent » par exemple.
  • téléphone : vous pourrez difficilement éviter les appels. Mais, vous pouvez prévoir deux lignes : une pour le SAV urgent et une autre pour le courant.
  • messagerie interne : l’objectif ici est d’avoir des réponses rapides. Consultez cette messagerie une fois par heure, pour éviter de vous faire polluer.

Les compétences attendues

Quelles sont les compétences attendues ?

En tant que responsable administrative, vous devez posséder des compétences très variées (informatique, administratif, archivage, management, etc.). Les savoir-faire seront de base technique. Ensuite, il faudra faire preuve de quelques qualités humaines : de la discrétion, de l’organisation, de l’adaptation et de la fiabilité. Vous devrez également être capable d’anticiper les conséquences économiques et financières des activités que vous supervisez.

Les avantages et les inconvénients

Quels sont les avantages et les inconvénients ?

 Vous aurez des missions et des interlocuteurs très variés, ce qui exclura la routine de votre quotidien.
Par contre, la pression sera de la partie : de lourdes responsabilités vous attendent. De plus, les postes sont rares et la concurrence est rude.

Les basiques dans la vie d’un salarié

Posté le 12/11/2020

Chaque salarié passe par plusieurs étapes lorsqu’il intègre et s’épanouit dans une entreprise. Nous allons parler de la gestion des ressources humaines dans une entreprise. Il y a différentes étapes : avant le recrutement, avant son arrivée dans l’entreprise, le jour de son arrivée, lors de sa vie dans l’entreprise puis lors de son départ.
Il est donc essentiel de respecter certaines étapes, que nous allons aborder.

Avant le recrutement :

Il faut définir les tâches et écrire une fiche de poste afin de passer une annonce. Cette annonce sera la base d’un contrat et la base d’une discussion pour le premier entretien.

Avant l'arrivée du salarié :

C’est une des étapes qui demande le plus de gestion administrative. Il y a plusieurs papiers à demander : une copie d’une carte d’identité, une copie d’une carte vitale, un relevé d’identité bancaire et l’adresse de résidence. Ensuite, si vous voulez proposer un véhicule de votre société, il faut demander une copie du permis de conduire. Si le salarié sera amené à faire des déplacements professionnels avec sa voiture personnelle, il faudra alors lui demander une attestation d’assurance avec sa carte grise (pour ensuite justifier le montant du coefficient lors du remboursement des indemnités kilométriques).

Lorsque vous disposez de tous les papiers, vous pouvez faire une déclaration d’embauche sur le site de l’URSSAF. Nous vous recommandons de donner un exemplaire de l’attestation à votre salarié : cela assure que son contrat n’est pas exécuté dans le cadre du travail dissimulé.
Suite à cela, vous pouvez donner toutes les données au service juridique qui rédigera le contrat de travail.

Le jour de son arrivée :

Il reste alors plusieurs choses à régler lors du premier jour de votre salarié.

Vous devez signer le contrat de travail et lui donner le règlement intérieur, le cas échéant. Vous devez également lui transmettre les éléments transmis par le service social concernant la mutuelle et inscrire le salarié sur le compte de votre médecine du travail pour qu’il soit convoqué. Une fois cela de fait, vous pourrez lire avec votre salarié, l’affichage obligatoire du code du travail affiché dans votre établissement. Vous pourrez également lui indiquer comment il peut consulter la convention collective (si elle existe).

Ensuite, vous enregistrerez votre salarié dans le registre du personnel, pour lui donner les DUE et les accords collectifs.

Vous allez donc créer une boite mail personnalisée à votre salarié et lui donner accès à tous les éléments dont il a besoin. Si vous mettez à disposition du matériel qui appartient à l’entreprise, vous devez faire signer une liste (comme un état des lieux) qui doit être conservée jusqu’au départ du salarié.

Lors de sa vie dans l'entreprise :

Chaque mois, il faudra communiquer les éléments variables au service en charge de l’établissement des fiches de paie. Vous pouvez également prévoir des commandes de tickets restaurants et prévoir des entretiens avec votre salarié. Il vous faudra également préciser à vos salariés de rédiger leurs notes de frais (remboursements d’indemnités kilométriques, remboursements de frais autres type restaurants, téléphone, etc.) : chaque remboursement devra posséder son justificatif, sinon il n’y aura pas de remboursements.

En cas d’accident du travail, vous devez contacter votre service social dans les 24 heures.

Le départ du salarié :

Quelle que soit la cause, vous devez vous rapprocher de personnes compétentes et avec de connaissances juridiques. Vous devrez transmettre au salarié différents documents : certificat de travail, attestation employeur, salaire solde de tout compte et reçu pour solde de tout compte. Il vous faudra alors prévenir la mutuelle.

Le formulaire d’aide financière exceptionnelle covid-19

Posté le 22/04/2020

Cette aide financière est proposée aux travailleurs indépendants, qui sont confrontés à une difficulté. Cette difficulté est exceptionnelle et ponctuelle durant la période du coronavirus. Elle peut donc menacer leur activité : l'URSSAF propose de venir en aide aux travailleurs indépendants.

Cette aide est donc accessible aux travailleurs indépendants, qui ne peuvent pas bénéficier de l'aide du fonds de solidarité. Voici donc les critères d'éligibilité :

- Avoir effectué au moins un versement de cotisations depuis son installation.

- Avoir été affilié avant le 1er janvier 2020.

- Que les mesures de réduction ou d'arrêt d'activité aient un impact.

- Etre à jour sur les cotisations et contributions sociales personnelles au 31 décembre 2019.

Une fois que vous êtes sur de recenser tous ces critères, vous pouvez vous lancer dans la démarche. Il vous faudra alors remplir le formulaire, puis l'envoyer à l'URSSAF ou la CGSS de votre région, en courriel. Ce courriel devra être envoyé via votre adresse professionnelle. Vous devrez également joindre à votre courriel, un RIB et votre dernier avis d'imposition.

Les étapes pour faire votre demande d’indemnisation d’activité partielle

Posté le 22/04/2020

Afin de réussir votre demande d'indemnisation d'activité partielle pour votre entreprise, nous vous présentons un pas-à-pas avec chaque étape, pour vous faciliter la démarche.

La première étape concerne la création d'une demande d'indemnisation.

Cette étape s'articule autour de la demande d'indemnisation, que vous devez créer, avec votre établissement, votre demande d'indemnisation et code de création de celle-ci.

Une fois la demande créée, il faut ensuite vous munir de votre code secret. Ce code secret a été mentionné soit sur la notification de décision que vous avez reçu par courriel, soit affiché sur l'écran de la DA (si DA validée).
Une fois votre code de création de la demande d'indemnisation saisi, il vous suffit de cliquer sur le calendrier, pour sélectionner l'année et le mois sur lequel se porte la demande d'indemnisation. Pour finir cette étape, il faut cliquer sur le bouton "Créer".

La deuxième étape concerne la gestion des salariés.

Au cours cette étape, il faut ajouter chaque salarié, avec leur forme d'aménagement, leur durée contractuelle de temps de travail et le taux horaire (70% brut). Il faudra ensuite sélectionner chaque salarié à insérer pour la demande d'indemnisation.

Le taux horaire devra obligatoirement être renseigné. Il doit être égal ou supérieur à 8,03 euros. Ce taux doit être repris du calcul de la paie.
Une fois tous les salariés insérés dans le tableau, vous devez sélectionner et cocher tous les salariés à insérer dans la demande d'indemnisation.

La troisième étape concerne la saisie des heures.

Selon la forme d'aménagement de vos salariés, saisissez les heures travaillées ou chômées. Mais vous pouvez également les importer via le fichier d'import.

Une fois les heures travaillées ou chômées inscrites, vous pouvez cliquer sur "Envoyer la demande à l'UD".

La quatrième étape concerne la modification d'une demande d'indemnisation.

Il vous faudra sélectionner et cliquer sur la DI au statut "provisoire" puis sélectionner la ligne pour faire les modifications sur les heures travaillées et chômées.

A savoir : toute modification d'une donnée d'un salarié déjà présent sur la DI n'est pas automatiquement reporté sur la DI. Pour que les données soient effectives, il faut supprimer le salarié du tableau (revenir à l'étape 3) et le rajouter. De même si vous voulez modifier le taux horaire, il faudra supprimer le salarié dans le tableau de saisie des heures, pour le rajouter ensuite.

La cinquième et dernière étape concerne la suppression d'une demande d'indemnisation.

Si vous voulez supprimer une demande, vous avez deux possibilités. Ces deux méthodes sont simples et rapides, et vous permettent de rectifier vos erreurs.

Voici la première possibilité : supprimer une demande directement sur votre tableau de bord.
Voici la deuxième possibilité : supprimer via votre récapitulatif de demandes.

Nous vous avons donc présenté les différentes étapes pour que vous puissiez faire vos demandes d'indemnisation d'activité partielle. Nous espérons que ce pas-à-pas pourra vous aider.

Besoin d’aide pour vos dossiers d’activité partielle ?

Posté le 06/04/2020

En cette période de crise, nous vous proposons de vous accompagner dans vos démarches administratives pour vos demandes d’ouverture d’une période d’activité partielle.

Cette mission se décompose en plusieurs tâches :

  • Nous vous créons un compte pour votre entreprise sur la plateforme digitale dédiée à cette activité partielle.
  • Nous déterminons la durée de la période d’activité partielle, du nombre de salariés concernés et du nombre d’heures prévisionnelles à indemniser.
  • Nous saisissons les diverses données sur la plateforme dédiée.
  • Nous gérons l’impact de l’activité partielle sur les bulletins de paie.
  • Puis, nous réalisons les demandes d’allocation auprès de l’Agence de Services et de Paiement (ASP).

Pour rappel, votre structure est éligible à l’activité partielle si :

  • L’employeur est dans un secteur de l’arrêté de fermeture.
  • S’il n’est pas dans un secteur de l’arrêté de fermeture, il faut que l’employeur soit confronté à une réduction ou à une suspension d’activité.
  • Les mesures de prévention nécessaires (télétravail, gestes barrières, etc.) peuvent être prises par l’employeur, afin de préserver la santé de ses salariés.

Nous tenons à vous indiquer que seul le chef d’entreprise peut décider de recourir ou non à la demande d’une activité partielle et que cette demande devra être justifiée dans un document que nous fournirons.  

De plus, si votre entreprise est dotée d’un CSE, vous êtes tenus de nous transmettre son avis, au plus tard deux mois après la demande d’activité partielle.

Concernant les indemnités d’activité partielle et les indemnités complémentaires d’activité partielle, elles sont exonérées des cotisations de sécurité sociale, des cotisations alignées et de la taxe sur les salaires. Ces indemnités complémentaires seront toutefois soumises à la CSG au taux de 6,2%.

Pour votre rappel, tenter de bénéficier ou bénéficier directement de l’allocation d’activité partielle est passible de 30 000 euros d’amende et de 2 ans d’emprisonnement. Et l’ASP pourra demander, en intégralité ou une partie, le remboursement de cette allocation.

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