Tout savoir du registre unique du personnel

Posté le 10/12/2020

Tout employeur non-particulier doit tenir un registre unique du personnel. Nous vous expliquons, en quoi il est nécessaire d’en faire un, et que faut-il remplir dedans. Il existe plusieurs types de registres à remplir : nous allons aborder le registre unique du personnel seulement.

Pourquoi tenir un registre unique du personnel ?

Lorsqu’un salarié arrive dans une entreprise, il est nécessaire qu’il soit inscrit dans un registre. Pourquoi ? Car le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans une entreprise. Brièvement, il doit comporter différentes mentions : l’identification du salarié, les dates d’embauche (et de départ) mais aussi les types de contrats.

La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l’établissement. Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel.

Le registre ne requiert aucune forme spécifique, il peut être tenu sur un support numérique.

De quelles mentions est composé le registre unique du personnel ?

Tout d’abord, le registre se remplit en fonction de l’ordre chronologique. Il est nécessaire de remplir différentes parties :

  • L’identification du salarié : noms, prénoms, date de naissance, sexe et nationalité.
  • Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise.
  • Type de contrat : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, intérim, etc.

Pour les personnes étrangères, vous devez renseigner le type et le numéro d’ordre du titre valant l’autorisation de travail.

Pour les stagiaires, vous devez renseigner noms et prénoms, dates de début et de fin du stage, noms et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire.

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, les dates d'entrée et de sortie correspondantes.

Que risque-t-on en cas de non tenue du registre ?

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Si le registre est absent ou si des mentions sont erronées ou incomplètes, une sanction s’applique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés (c'est-à-dire non mentionnés dans le registre unique du personnel).

Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

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