La fiche métier du responsable administratif

Posté le 18/11/2020

En tant que responsable administratif, vous serez amené à gérer, coordonner et superviser les services administratifs. Vous aurez également en charge les services généraux d’une entreprise en général.

Vous serez donc l’acteur central qui facilite et assure la liaison entre les différents services.

Vous êtes alors considéré comme un expert du service administratif.

Acta Premium et ses prestations

L’équipe d’Acta Premium vous propose ces prestations, avec expertise :

  • assistance administrative : élaboration de toute démarche vis-à-vis des tiers, élaboration de documents administratifs, rangement, classement, archivage, etc.
  • assistance comptable : établissement des devis et factures, suivi des règlements et relance des impayés, établissement des bordeaux de TVA, gestion des notes de frais, préparation de l’ensemble des éléments comptables,…
  • assistance RH : lancement et traitement des candidatures, préparation des éléments de salaires,…
  • assistance commerciale : aide à la recherche d’informations, aide à la conception de dossiers administratifs de réponses aux appels d’offres, etc. 

Les missions d'un responsable administratif

En tant que responsable administrative, vous aurez différentes missions de secrétariat classique à accomplir : 

  • traitement des mails : il est conseillé de s’accorder différents créneaux au sein de la journée pour traiter vos mails. Par exemple, au début de la journée, avant votre pause midi, à votre retour de pause midi et à la fin de la journée. Cela évitera de vous sentir submergé.
  • traitement du courrier : prévoyez, comme pour vos mails, des créneaux dédiés. Vous pouvez également catégoriser vos courriers comme « à classer », « à traiter urgent » et « à traiter non urgent » par exemple.
  • téléphone : vous pourrez difficilement éviter les appels. Mais, vous pouvez prévoir deux lignes : une pour le SAV urgent et une autre pour le courant.
  • messagerie interne : l’objectif ici est d’avoir des réponses rapides. Consultez cette messagerie une fois par heure, pour éviter de vous faire polluer.

Les compétences attendues

Quelles sont les compétences attendues ?

En tant que responsable administrative, vous devez posséder des compétences très variées (informatique, administratif, archivage, management, etc.). Les savoir-faire seront de base technique. Ensuite, il faudra faire preuve de quelques qualités humaines : de la discrétion, de l’organisation, de l’adaptation et de la fiabilité. Vous devrez également être capable d’anticiper les conséquences économiques et financières des activités que vous supervisez.

Les avantages et les inconvénients

Quels sont les avantages et les inconvénients ?

 Vous aurez des missions et des interlocuteurs très variés, ce qui exclura la routine de votre quotidien.
Par contre, la pression sera de la partie : de lourdes responsabilités vous attendent. De plus, les postes sont rares et la concurrence est rude.

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